16. Januar 2020
Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten: Was für Unternehmen wichtig ist
Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen. Die Verletzung dieser Vorgaben kann steuerstraf- oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben.
Von Andreas Bartkowski, Steuerberater und Partner
Unterlagen und Daten brauchen Platz in Unternehmen – und zwar ziemlich lange. Denn der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen. Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nach dem Steuerrecht und nach dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Für die betriebliche Praxis sind insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Es wird zwischen zehn- und sechsjährigen Aufbewahrungspflichten unterschieden. Zehn Jahre müssen Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare sowie sämtliche Buchungsbelege (beispielsweise Rechnungen, Zahlungsanweisungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge) aufbewahrt werden. Alle diese Unterlagen aus dem Jahr 2008 oder früher können seit dem 1. Januar vernichtet werden. Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Bücher, Journale, Konten etc., ebenso unterliegen Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto sowie Geschäftsbriefe und andere steuerliche relevante Unterlagen (abgelaufene Darlehensverträge, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen etc.) nicht mehr der Aufbewahrungspflicht, sofern sie auf das Jahr 2012 oder früher datieren.
Die Aufbewahrungsfristen gelten zusätzlich auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.
Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten vermeiden
Wer meint, bei der Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten könne auch Gevatter Zufall regieren, der irrt übrigens gewaltig: Damit ist nicht zu spaßen! Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht stellen zugleich Verstöße gegen Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichten dar. Und die Verletzung dieser Vorgaben kann steuerstraf- oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben. Dazu kommt: Sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Hierfür könnten zum Beispiel Branchenvergleichszahlen zum Buchungsbestand als Grundlage genommen werden. Dass dies zu teils horrenden Steuerfestsetzungen führen kann, muss wohl nicht mehr ausgeführt werden.
Generell ist zu beachten: Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Dies bezieht sich sowohl auf alle Unterlagen in Papierform als auch auf alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt worden sind. Elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige wichtigen Dokumente sind im Ursprungsformat abzuspeichern und dürfen nicht vor Ende der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Werden Papierdokumente gescannt und dann abgespeichert, muss das Verfahren dokumentiert werden. Es darf keine inhaltliche Veränderung vorgenommen werden.
Rückstellung im Jahresabschluss für Kosten der Aufbewahrung
Die Möglichkeit der Vernichtung besteht nicht, wenn die Frist zur Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Deswegen ist im Zweifel immer dazu geraten, sämtliche prüfungsrelevanten Unterlagen länger als zehn Jahre aufzubewahren, falls noch eine Betriebsprüfung angeordnet werden könnte. Im Jahresabschluss kann allerdings für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden, um Unternehmen nicht über Gebühr zu belasten.
Übrigens: Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten deshalb ein Leben lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören beispielsweise:
· Ausbildungsurkunden und Abschlusszeugnisse
· Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Familienangehörigen
· Unterlagen zur Rentenberechnung inklusive der zugehörigen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
Es wird zwischen zehn- und sechsjährigen Aufbewahrungspflichten unterschieden. Zehn Jahre müssen Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare sowie sämtliche Buchungsbelege (beispielsweise Rechnungen, Zahlungsanweisungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge) aufbewahrt werden. Alle diese Unterlagen aus dem Jahr 2008 oder früher können seit dem 1. Januar vernichtet werden. Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Bücher, Journale, Konten etc., ebenso unterliegen Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto sowie Geschäftsbriefe und andere steuerliche relevante Unterlagen (abgelaufene Darlehensverträge, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen etc.) nicht mehr der Aufbewahrungspflicht, sofern sie auf das Jahr 2012 oder früher datieren.
Die Aufbewahrungsfristen gelten zusätzlich auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.
Verstöße gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten vermeiden
Wer meint, bei der Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten könne auch Gevatter Zufall regieren, der irrt übrigens gewaltig: Damit ist nicht zu spaßen! Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht stellen zugleich Verstöße gegen Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichten dar. Und die Verletzung dieser Vorgaben kann steuerstraf- oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben. Dazu kommt: Sofern aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, kann die Finanzbehörde wegen fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Hierfür könnten zum Beispiel Branchenvergleichszahlen zum Buchungsbestand als Grundlage genommen werden. Dass dies zu teils horrenden Steuerfestsetzungen führen kann, muss wohl nicht mehr ausgeführt werden.
Generell ist zu beachten: Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Dies bezieht sich sowohl auf alle Unterlagen in Papierform als auch auf alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt worden sind. Elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige wichtigen Dokumente sind im Ursprungsformat abzuspeichern und dürfen nicht vor Ende der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Werden Papierdokumente gescannt und dann abgespeichert, muss das Verfahren dokumentiert werden. Es darf keine inhaltliche Veränderung vorgenommen werden.
Rückstellung im Jahresabschluss für Kosten der Aufbewahrung
Die Möglichkeit der Vernichtung besteht nicht, wenn die Frist zur Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Deswegen ist im Zweifel immer dazu geraten, sämtliche prüfungsrelevanten Unterlagen länger als zehn Jahre aufzubewahren, falls noch eine Betriebsprüfung angeordnet werden könnte. Im Jahresabschluss kann allerdings für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden, um Unternehmen nicht über Gebühr zu belasten.
Übrigens: Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten deshalb ein Leben lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören beispielsweise:
· Ausbildungsurkunden und Abschlusszeugnisse
· Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Familienangehörigen
· Unterlagen zur Rentenberechnung inklusive der zugehörigen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen