16. Januar 2020

Bargeldintensive Unternehmen: Wieder neue Regelungen bei der Kassenführung


Zum neuen Jahr werden die neuen Vorschriften im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) für Unternehmen mit elektronischen Kassen sehr wichtig. Dazu gehören die Fristen für die Belegausgabepflicht, technische Sicherheitseinrichtung und Kassenmeldepflicht.

Von Joachim Köllmann, Steuerberater und Partner 

Unternehmen, die zur Aufzeichnung von Zahlungsvorgängen ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzen, sind mittlerweile fast gewohnt, dass sich die Welt für sie aus rechtlicher Sicht regelmäßig ändert. Sehr wichtig sind die neuen Vorschriften im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Dazu gehören die Fristen für die Belegausgabepflicht, technische Sicherheitseinrichtung und Kassenmeldepflicht.

So gehört beispielsweise die Belegausgabepflicht ab dem 1. Januar 2020 für alle Unternehmer, die elektronische Kassensysteme nutzen (aber keine offenen Ladenkassen). Die Belegausgabepflicht schreibt vor, dass diese Unternehmen mit digitalen Kassensystemen ab sofort jedem Kunden einen Rechnungsbeleg über den jeweiligen Geschäftsvorfall ausstellen beziehungsweise anbieten müssen. Es bleibt dem Kunden aber selbst überlassen, diese anzunehmen. Grundsätzlich sind zu allen Transaktionen Belege auszuhändigen. Ob die Ausgabe der Belege in Papierform oder elektronisch erfolgt, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen.

Das Gesetz ermöglicht aber auch Ausnahmen von der Belegausgabepflicht. Demnach können zum Beispiel Gastronomiebetriebe (zum Beispiel Bars, Diskotheken), die eine Vielzahl von Waren an nicht bekannte Gäste verkaufen, eine Befreiung beim Finanzamt beantragen. Das betrifft Unternehmen, für die es in der Praxis weder machbar noch zumutbar ist, für jede einzelne Geschäftstransaktion einen Kassenbeleg zur Verfügung zu stellen.

Kassensysteme: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Neuerdings ist auch zu berücksichtigen, dass seit dem 1. Januar ein Kassensystem verwenden werden muss, das durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt wird. Das elektronische Aufzeichnungssystem muss gewährleisten, dass für jede Transaktion der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, die Art des Vorgangs (zum Beispiel Storno, Rechnung etc.), die Daten des Vorgangs, die Zahlungsart (bar oder unbar), der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs, ein Prüfwert und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems protokolliert werden.

Zudem müssen Unternehmen innerhalb eines Monats nach Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck den Namen, die Steuernummer, die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems mitzuteilen. Ist das elektronische Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 angeschafft worden, sind die Meldungen bis zum 31. Januar 2020 gegenüber dem Finanzamt vorzunehmen.

Keine Pflicht für elektronisches Aufzeichnungssystem
Eine Erleichterung gibt es für Unternehmen, die ihre Kasse schon länger in Betrieb haben. Haben diese nach dem 25. November 2010, aber vor dem 1. Januar 2020 eine Registrierkasse angeschafft, die den Anforderungen der sogenannten Zweiten Kassenrichtlinie (wozu unter anderem die GoBD-Konformität durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ gehört) entspricht und die bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, darf diese Registrierkasse bis zum 31. Dezember 2022 weiterverwendet werden. Und nutzen Unternehmen bislang überhaupt kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern arbeiten sie stattdessen mit einer offenen Ladenkasse, sind sie auch nach dem 31. Dezember 2019 nicht verpflichtet, sich ein elektronisches Aufzeichnungssystem anzuschaffen.

PSD2-Richtlinie bei Kartenzahlung auch im Internet
Auch die Umsetzungsfrist für die PSD2-Richtlinie ist in diesem Zusammenhang wichtig. Die Richtlinie schreibt bei elektronischen Zahlungen eine starke Kundenauthentifizierung (SCA) vor, die bereits bei Kartenzahlungen vor Ort zur Zwei-Faktor-Kundenauthentifizierung führt. Am 31. Dezember 2020 läuft die Umsetzungsfrist für Kreditkartenzahlungen auch im Internet ab. Ab diesem Zeitpunkt müssen Betriebe die starke Kundenauthentifizierung auch bei Online-Kreditkartenzahlungen umsetzen.




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